Sabtu, 14 November 2009

MATRIX MANAJEMEN WAKTU

Sempatkan waktu kita untuk selalu mengerjakan tugas-tugas penting,
melalui Matrix Manajemen Waktu


Hasan Mustafa

       Apakah Anda pernah merasa banyak sekali pekerjaan yang harus Anda selesaikan, padahal waktu yang Anda miliki terbatas?. Jika hal itu sering terjadi, sudah tiba saatnya Anda mempelajari matrix pengelolaan waktu di bawah ini. Matrix Manajemen Waktu terdiri dari empat Quadran. Quadran I berisikan tugas-tugas Penting dan Mendesak, Quadran II tugas-tugas yang Penting tapi Tidak Mendesak, Quadran III kegiatan yang Mendesak tapi Tidak Penting, dan Quadran IV adalah kegiatan yang Tidak Penting dan juga Tidak Mendesak.

.... Besok Anda harus mempresentasikan laporan di depan atasan dan klien Anda, hari ini Anda masih belum juga menyusunnya…. Oh, rasanya … tertekan, jantung berdebar, adrenalin naik. Anda mulai stres. Lalu Anda berpikir: “Andai saja saya tugas tersebut tidak saya tunda mengerjakannya….” Banyak di antara kita yang pernah mempunyai pengalaman seperti itu di tempat kerja dan di tempat kehidupan lainnya. Apa pun yang kita lakukan, rasanya tidak pernah ada waktu yang cukup . Matriks manajemen waktu bisa membantu kita untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan Anda, sehingga waktu yang ada mencukupinya. Dan yang lebih utama: STRES ANDA MASIH DI AMBANG NORMAL. Matrix manajemen waktu di mulai dengan penetapan tugas-tugas atau pekerjaan apa yang Anda nilai “penting/tidak penting” dan “mendesak/tidak mendesak” dalam kehidupan Anda.
      Ketika pertama kalinya saya menggunakan matrix manajemen waktu, rasanya apa-apa yang saya lakukan ada di Quadran I, yaitu : “Penting dan Medesak”, dan saya merasa tertekan atau stress. Lalu saya berpikir. “Benar juga, ketika kita harus mengerjakan suatu tugas yang penting dalam waktu yang terbatas dan segera harus selesai, pasti kita akan merasa stres”. Oleh karena itu, strateginya harus diubah, kita harus pindah dari Quadran I ke Quadran II. Yaitu mengerjakan sesuatu yang penting namun tidak mendesak. Ketika kita berada di Quadran II, kita akan bisa mengerjakan tugas-tugas yang penting dengan cara tenang, tidak tergesa-gesa, sehingga tidak merasa tertekan.

Pertanyaannya:
     Bagaimana caranya agar kita bisa pindah dari Quadran I ke Quadran II? Baiklah. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini.

Tugas tersebut penting atau tidak penting?
      Suatu tugas dinilai penting ketika tugas tersebut berkaitan langsung dengan TUJUAN yang ingin kita capai dalam kehidupan personal dan profesional. Punya waktu cukup bersama keluarga yang kita cintai, pengembangan di bidang pekerjaan dan karier, senantiasa aktif dalam kondisi sehat, bisa jadi merupakan tujuan professional dan personal bagi diri kita. Itulah mimpi atau visi hidup kita. Kegiatan-kegiatan yang berkontribusi pada visi kita ada di Quadran I dan II – kegiatan yang penting, tidak boleh diabaikan!
      Sebaliknya, menghabiskan waktu untuk mengirim e-mail berkepanjangan, sms-antanpa makna, menonton acara gossip di TV , bertelepon ria, menghadiri pertemuan yang tidak ada kaitan dengan tujuan utama hidup kita, adalah kegiatan-kegiatan yang tidak terlampau penting. Kegiatan-kegiatan tersebut ada di Quadran III dan IV. Namun jika memang aktivitas tadi tidak berkaitan dengan pengembangan profesi atau pribadi kita – misalnya ketika kita adalah seorang kritikus acara TV, maka nonton TV seharian adalah kegiatan penting, jadi ada Quadran I atau II.

Apakah tugas-tugas tersebut mendesak?
      Apakah kita cenderung bereaksi (reaktif) terhadap lingkungan di sekeliling kita, atau kita cenderung pro-aktif? Makin reaktif, makin banyak tugas yang sifatnya mendesak. Tugas-tugas yang mendesak adalah tugas yang tidak bisa ditunda sama sekali. Segera harus dilakukan. Telepon yang berdering, bos yang tiba-tiba memanggil Anda untuk rapat, atau mengantarkan seseorang pergi berobat ke dokter, atau hal-hal lain yang membuat kita harus mengerjakannya segera.
       Tugas-tugas yang tidak mendesak adalah tugas yang tidak menuntut untuk segera dilakukan. Nonton TV, baca koran, baca novel, berkunjung ke tetangga, rekan, ngobrol santai, dan lain sebagainya. Artinya, kalaupun tidak dilakukan pada saat itu, masih bisa dilakukan di lain waktu.

Quadran II
       Dari sudut pandang manajemen waktu, kita harus lebih banyak berada di Quadran II, bersifat proaktif, senantiasa melakukan pekerjaan yang penting bagi kehidupan kita, tanpa tergesa-gesa, dikejar-kejar waktu. Kegiatan-kegiatan di Quadran II umumnya merupakan kegian-kegiatan preventif atau pencegahan. Misalnya memeriksa kondisi alat alat kerja (komputer), membangun hubungan antar pribadi, merencanakan kegiatan, ikut program pelatihan, cuti, berlibur. berolah raga, membaca buku bermutu, beres-beres rumah, kerja rutin sehari-hari. Misalnya, kita harus mempresentasikan sesuatu hal yang penting minggu depan. Hari ini pekerjaan tersebut telah kita mulai sedikit demi sedikit, hati-hati dan hasilnya bisa lebih berkualitas.

Pindah dari Quadran II ke Quadran I akan meningkatkan stress.
       Ketika kita berada di Quadran I, sebagian besar dari kegiatan kita, kita lakukan dengan tergesa-gesa, dan harus segera. Intinya pekerjaan yang harus dilakukan dengan segera. Pastinya hal tersebut bisa memuat kita stress dan hasilnya pun seringkali kurang memuaskan berbagai pihak.
      Di bawah ini ada hal-hal penting yang harus dikerjakan dengan cara proaktif (Quadran II) Namun ketika kita tidak lakukan, maka kegiatan tersebut akan pindah ke Quadran I, sehingga membuat kita merasa tertekan.
• Membangun hubungan baik dengan keluarga dan teman-teman
• Bagi manajer, mengembangkan kemampuan professional para pegawainaya. Bagi kita mengembangkan     pengetahuan dan keterampilan kita secara rutin
• Berlatih/olahraga dan makan makanan yang sehat.
• Secara rutin menjaga peralatan kerja kita – komputer, kendaraan, dlsb.
• Menyisihkan waktu khusus untuk santai, rekreasi, istirahat
       Semua contoh kegiatan di Quadran II tadi, mempunyai tujuan preventif atau pencegahan. Jika hal tersebut tidak dilakukan, maka kegiatan tersebut berpindah ke Quadran I, dan membuat kita tidak nyaman.

Quadran III
       Di Quadran ini, tugas kita mendesak namun tidak penting. Ketika kita sedang mengerjakan sesuatu hal yang penting secara seksama (kita ada di Quadran II) , tiba-tiba ada rekan kita mengajak ke luar kantor untuk berbelanja sejenak ke toko di sebelah kantor. Atau menjawab telepon iseng yang berdering di HP atau telepon di meja kita, Segera mengikuti rapat kantor yang tidak punya kaitan langsung dengan pekerjaan kita. Kalau hal tersebut kita lakukan maka kita bisa masuk ke Quadran I
      Berani menolak ajakan teman, berani untuk tidak ikut bergabung dalam kegiatan lain ketika kita sedang berkonsentrasi pada satu kegiatan, membiasakan diri tidak “multitasking”, dapat mencegah kita masuk ke dalam Quadran III, dan tetap berada di Quadran II

Quadran IV
     Bentuk kegiatan di Quadran ini adalah kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak bagi tujuan hidup personal maupun professional. Sesekali sebagai bentuk “intermezzo” tidak ada salahnya, namun jangan dijadikan kebiasaan. Menggosip, saling curhat, nonton sinetron, menonton film, arisan, bersosialisasi, merupakan kegiatan yang dapat dikategorikan jatuh ke dalam Quadran IV.

Gunakan matrix manajemen waktu, dan senantiasa berada di Quadran II.
     Mulai saat ini kita harus mempunyai pikiran yang jernih, bahwa Quadran II adalah daerah di mana kita akan melakukan kegiatan paling efektif dalam upaya mengapai tujuan hidup personal atau pun profesional. Jadi apa yang harus kita lakukan agar tetap berada di Quadran II sebanyak mungkin?
1. Dari daftar kegiatan kita, coba hilangkan atau kurangi kegiatan yang tidak pernting bagi kehidupan kita.
2. Bangun, bentuk visi dan nilai hidup kita. Kehidupan yang bagaimana yang kita impikan. Visi tersebut akan memberikan arahan untuk memrioritaskan kegiatan kegiatan dan waktu kita.
3. Coba susun jadwal kegiatan mingguan dan harian yang relevan dengan visi atau mimpi kita.
4. Jangan menunda pekerjaan, jangan mencari kesempurnaan, jangan enggan mengatakan “TIDAK”. Hindari “time waster”, buang-buang waktu.

Ingat: Esensi Manajemen Waktu bukan mengelola waktu karena waktu tak mungkin dikelola. Satu hari adalah 24 jam, tidak bisa ditambah atau dikurangi. Yang bisa dilalukan oleh kita adalah mengelola kegiatan kita sendiri, dicocokan dengan waktu yang telah tersedia. MENGELOLA DIRI SENDIRI atau SELF-MANAGEMENT, itulah sejatinya manajemen waktu.


Bandung, November 2009

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar